HOW TO USE
不動産業の電話代行 利用方法
不動産賃貸・売買業者様／不動産管理業者様へ。外出・内見・商談で電話に出られない時間を、電話代行・秘書代行でしっかりカバー。取りこぼしを防ぎながら、営業と接客に集中できる体制を整えます。
不動産業に役立つ理由
不動産業は外出が多く、問い合わせはスピード勝負になりやすい業種です。最初の応対が丁寧だと、信頼につながり、反対に出られない・折り返しが遅れると機会損失になりがちです。プロのオペレーターが一次受付を担い、伝言を整理して共有することで、折り返しも迷いなく進められます。
こんな時に便利
外出・内見・ご案内中で
受電できない
- お客様のご案内中（運転中含む）
- 来店中のお客様との商談中
- 現地立会い・鍵開け対応中
- 定休日・営業時間外の受電対策
取りこぼし抑制
問い合わせを逃さず、
次のアクションが明確に
用件を整理してお預かりし、要点をまとめて報告します。「誰が・何を・いつまでに」を把握できるため、折り返しの優先度も判断しやすくなります。
- 物件確認・空室確認など“返事だけ”の内容もスムーズ
- 担当者の負担を減らし、対応品質を一定に
導入の流れ（プラス対応プランの場合）
最短即日で開始できるよう、設定はシンプルに。まずは“現状”をお聞かせください。
ヒアリング
受付名・対応範囲・報告先（最大5件）などを確認
応対ルール作成
聞き取り項目・NG対応・優先度の基準を整備
物件一覧の共有
「5物件まで（部屋数無制限）」の見本形式で共有
転送開始→報告
受電→要点整理→メールで迅速にご報告
導入のメリット
よくある導入パターンを、実務に近い形でまとめました。
賃貸仲介
内見が続く日でも
問い合わせを拾える体制に
夕方まで内見が埋まっている状況でも、一次受付→要点報告で“折り返しの順番”が明確に。追客の漏れが減り、対応の遅れによる機会損失を抑制。
- 内見中の電話に出られない課題を解消
- 用件が整理され、折り返しが短時間に
売買仲介
物件確認を“即答”に近づけ、
商談スピードを維持
事前共有の物件一覧を使って、在庫・価格帯・資料送付の依頼にスムーズ対応。「すぐ返事が来る」印象が信頼につながりやすい運用に。
- 図面・資料送付の依頼も受け付け
- 確認→回答の往復を減らして効率化
管理会社
定休日・外出時でも
連絡の窓口を止めない
定休日の入電を整理して報告し、緊急度で優先順位を付けやすく。オーナー・入居者対応の“抜け”を減らし、安心感を担保。
- 時間外メッセージ設定も可能
- 担当不在時の一次受付で安心
物件一覧見本
「不動産5物件まで（部屋数無制限）」の“共有フォーマット”見本です。実際は貴社の運用に合わせて項目を調整できます。
| 更新情報 | 物件名 | 号室 | 住所 | 賃料/価格 | ご案内方法・広告掲載等 |
|---|---|---|---|---|---|
| 日付 | ○○区○○新築 | 戸建て | 東京都○○区○○ | （例）9.600万円 | 内見は希望日時をFAXしてください |
| 日付 | ○○ハイツ | 101 | 神奈川県○○市○○ | 2,500万 | 広告掲載は承諾書をFAXして下さい |
| 日付 | ○○レジデンス | 302 | 宮城県仙台市○○区○○ | 7.2万円 | 案内鍵：現地キーボックス／広告：可 |
※見本のためダミーを含みます。実運用では、貴社の物件情報に差し替えてご利用ください。
物件確認 対応例（トーク例）
お電話ありがとうございます。テルリンク不動産のヤマダでございます。
✕✕不動産の△△です。東京都港区のマンション○○ 1002号室、3,680万円はございますか？
東京都港区のマンション○○ 1002号室、3,680万円ですね。ございます。
図面や詳細資料をいただけますか？
承知いたしました。送付先のFAX番号をお伺いしてもよろしいでしょうか？
03-1234-○○○○です。
03-1234-○○○○ですね。それでは送付いたします。お電話ありがとうございました。
※見本です。実際の運用は、貴社のルール（広告可否・鍵対応・資料送付方法など）に合わせて調整します。
不動産の電話対応にお困りでしたら、まずはご相談ください
電話代行・秘書代行として、貴社の運用に合う形で“聞き取り項目・物件一覧・報告フロー”を整えます。取りこぼしを減らし、営業・接客に集中できる体制づくりをお手伝いします。
