電話代行サービスとは
電話代行サービスとは、貴社の電話を転送し、オペレーターが代わりに応対し、報告するサービスです。
オフィスの固定電話から簡単に転送設定ができ、通信業者のシステムやビジネスホンで転送されます。
電話代行業者は、コールセンター代行業者からの派生、レンタルオフィス運営会社からの派生、電話番号貸業者の派生の3つに分けることができます。
電話代行サービスの仕組みは、まず貴社の電話を代行業者に転送すると、オペレーターがその電話に応対し内容を報告します。
この報告は、メール、LINE、Chatwork、録音データ等で提供されることが一般的です。
電話代行サービスを選ぶ際のポイントは、オペレーションの品質、対応件数や料金、報告オペレーションの形式、対応時間、セキュリティ体制や情報管理体制などが挙げられます。これらを比較し、貴社のニーズに合った電話代行業者を選ぶことが重要です。
電話代行サービスのメリット
1. 採用コストの削減
電話代行サービスを利用することで、専属の電話応対スタッフを採用する必要がなくなります。専門のオペレーターが電話を取り、きめ細かい対応を行いますので、人件費を抑えることができます。
2. 顧客満足度の向上
電話代行サービスでは、専任のオペレーターが電話を受け、迅速かつ丁寧な対応を行います。顧客は必要な情報をすぐに得ることができ、スムーズなコミュニケーションができるため、顧客満足度を高めることができます。
3. 機会損失の削減
通常のオフィス業務中や休日などに、電話がかかってくることがありますが、社内のスタッフが対応できない場合があります。電話代行サービスを利用すると、希望の時間帯での受電が可能となり、大切な取引先や顧客との連絡を逃さず、機会損失を防ぐことができます。
4. 社員の業務負担・ストレスの軽減
通常のオフィス業務に加えて、電話応対を行うことは社内スタッフにとって負担となります。電話代行サービスを利用することで、社員の業務負担を軽減し、ストレスを軽減することができます。社内スタッフは本来の業務に集中することができ、効率的な業務遂行が可能となります。
電話代行サービスの利用方法
電話代行サービスを利用する方法の一つに、既存の電話番号での転送機能の利用があります。
電話代行サービスを利用すると、貴社のオフィスに固定されている電話番号をそのまま使いながら、外部のオペレーターに電話の応対を依頼することができます。
具体的には、まず電話代行業者と契約を結んだ後、転送設定を行います。転送設定の方法は、電話代行業者ごとに異なる場合がありますが、一般的にはオフィスの固定電話から電話代行業者の指定する電話番号に転送するように設定します。
この転送設定によって、電話がオフィスで受けた瞬間、代行業者のオペレーターが電話を代わりに受け、貴社の業務内容に合わせた対応を行います。
ご利用者は、代行業者に対して業務内容の指示を伝え、受け付ける電話の種類や対応方法などを指定することが可能です。また、代行業者は受けた電話内容を報告しますので、後から確認や分析ができます。
このように、既存の電話番号での転送機能を利用することで、電話代行サービスを簡単で便利に利用することができます。
電話代行サービスの選び方
電話代行サービスを選ぶ際には、いくつかの重要な比較ポイントがあります。
まずオペレーションの品質。
電話応対は企業の顔となる重要な業務であり、オペレーターの対応力や教育体制は信頼性を左右します。適切なトレーニングや監視体制が整っているか確認しましょう。
また、対応件数や料金についても比較する必要があります。貴社の必要な電話対応件数や予算などニーズに合ったプランを選んでください。
報告オペレーションの形式や対応時間も重要なポイントです。報告書の詳細さや形式が合わないと業務の可視化が難しくなります。また、サービスの提供時間が貴社の営業時間に合っているか確認が必要です。
さらに、セキュリティ体制や情報管理体制も重要。貴社の機密情報や顧客情報の扱いには十分な注意が必要ですので、電話代行業者のセキュリティ対策や情報管理体制がしっかりしているか確かめてみてください。
テルリンクの特徴
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対応時間は朝9時から18時まで、年末年始（12月30日から1月4日）お盆期間（8月13日から16日）ゴールデンウイークの数日間はお休みを頂いていますが、それ以外の土日祝日はすべて通常料金内で対応します。
お急ぎの場合は必要書類を返送していただいてから最短1時間以内で開始も可能です。
また、電話代行テルリンクは初月無料、初期費用無料ですのでお気軽に実際の対応と報告をご確認いただけます。
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