導入前に知っておきたい基礎知識
電話代行のメリット・デメリット
自社に合うか分かりやすく解説
電話代行を使うと、着信の取りこぼしや仕事の中断を減らせます。一方で、任せる範囲や報告方法を決めずに始めると、思っていた使い方と合わないこともあります。良い点と注意点の両方を知り、無理のない導入方法を考えてみましょう。
- 電話代行の主なメリット
- 導入前に知りたい注意点
- 失敗しにくい選び方
電話代行は「電話に出られない時間」を補うサービスです
会社や事務所にかかってきた電話を、外部のオペレーターが社名を名乗って受付し、お名前・ご用件・ご連絡先などを報告します。専任の受付担当者を置きにくい小規模企業や個人事業主にも利用しやすい仕組みです。
電話のたびに仕事が止まる
集中している作業やお客様との打ち合わせが、着信のたびに中断されてしまう。
外出中の電話を逃してしまう
移動中、接客中、現場作業中などに電話へ出られず、大切な連絡を後から知ることがある。
受付担当者を採用するほどではない
電話受付は必要でも、専任スタッフを新たに雇うほどの件数ではなく、費用も抑えたい。
同じサービスでも、メリットの大きさは会社によって変わります
電話の件数、出られない時間、聞き取ってほしい内容を整理すると、自社に電話代行が合うかを判断しやすくなります。
電話を「誰かに任せること」ではなく、お客様を待たせず、本来の仕事に集中できる受付体制を整えること。それが電話代行を利用する大きな意味です。
電話代行を利用する5つのメリット
電話を受けてもらうだけでなく、仕事の進め方やお客様への印象を整えやすくなることが、電話代行の大きなメリットです。
大切な電話を逃しにくくなる
外出中や接客中でもオペレーターが受付します。新しいお問い合わせや急ぎの連絡を把握しやすくなり、折り返しも落ち着いて行えます。
本来の仕事に集中しやすくなる
着信のたびに作業を止める必要が減ります。打ち合わせ、接客、書類作成など、目の前の仕事に集中できる時間を確保しやすくなります。
会社の窓口を整えられる
社名を名乗り、落ち着いて電話を受ける窓口があることで、少人数の会社でもお客様に安心感を持っていただきやすくなります。
受付担当者を雇う負担を抑えやすい
専任スタッフを採用する場合と比べ、必要な件数や時間に合わせて始めやすく、人件費や採用・教育の負担を抑えられる場合があります。
折り返しの優先順位をつけやすい
お名前・ご用件・ご連絡先などが整理されて届くため、内容を確認してから折り返せます。急ぎの電話を見分けやすく、移動中でも状況を把握できます。
大切なのは「電話を減らすこと」ではありません。必要な電話をきちんと受けながら、自分で対応すべき仕事に時間を使える状態をつくることです。
導入前に知っておきたい5つのデメリット
電話代行は便利ですが、どの会社にも同じように合うわけではありません。注意点を先に知っておくと、導入後の行き違いを減らせます。
その場で答えられない内容がある
専門的な質問や個別の判断が必要な内容は、一次受付後に担当者から折り返す形になります。すべての電話が一度で完結するとは限りません。
事前の情報共有が必要になる
社名の名乗り方、担当者の状況、案内してよい内容などを事前に決めます。臨時休業や予定の変更があるときは、その都度共有が必要です。
毎月の利用料金がかかる
受電件数が少ない月にも基本料金がかかる場合があります。含まれるコール数や超過料金を確認し、自社の着信数に合うプランを選ぶことが大切です。
対応品質はサービス会社によって異なる
話し方、聞き取りの丁寧さ、報告の速さには違いがあります。料金だけでなく、実際の対応範囲や報告例まで確認すると安心です。
複雑な相談や交渉には向かないことがある
契約判断、技術的な説明、長時間の相談などは、電話代行の範囲を超える場合があります。一次受付と担当者対応の境目を決めておく必要があります。
デメリットを小さくするための確認ポイント
契約前に次の点を確認しておくと、電話代行を自社の受付担当者のように使いやすくなります。
- 受付してほしい内容お名前・ご用件・連絡先のほか、必要な聞き取り項目を整理します。
- 報告方法と報告の早さメールやチャットなど、普段確認しやすい方法に対応しているかを見ます。
- 料金に含まれる範囲基本料金、コール数、超過料金、曜日や時間による追加料金を確認します。
- 対応する曜日と時間平日だけでよいか、土日祝日にも受付が必要かを明確にします。
- 案内内容の変更方法外出、休業、折り返し時間などの臨時情報を簡単に共有できるか確認します。
- 得意な対応と難しい対応一次受付でできること、担当者へ戻すことを事前に分けておきます。
電話代行が向いている会社・慎重に考えたい会社
電話代行が向いている会社
- 外出・接客・打ち合わせが多い
- 少人数で、電話に出る人が限られている
- 作業の中断を減らして本業に集中したい
- 受付担当者を採用する前に体制を整えたい
- 土日祝日もお客様から電話が入る
利用方法を慎重に考えたい会社
- 電話の多くが専門的な相談や複雑な交渉である
- ほとんどの電話で、その場の判断が必要になる
- 受電件数が非常に多く、内容も毎回大きく異なる
- 外部へ共有できない機密情報を扱う電話が多い
- 電話対応の手順を社内でも整理できていない
必要な電話をきちんと受け、分かりやすくご報告します
テルリンクでは、お名前・ご用件・ご連絡先・着信番号など、折り返しに必要な内容を整理してご報告します。小規模企業や個人事業主の方にも、無理なく始めやすい電話受付をご用意しています。
- 9時～18時1日9時間対応
- 土日祝日追加料金なし
- 月額4,950円～税込・基本対応
- 初期費用0円始めやすい料金
※土日祝日のみのご利用は別途お見積りです。GWの一部期間・お盆・年末年始を除きます。
電話代行のメリット・デメリットに関するよくある質問
Q電話が少ない会社でも利用するメリットはありますか？
Aはい。件数が少なくても、一件の新規問い合わせや大切な連絡を逃したくない場合に役立ちます。少ないコール数に合うプランを選ぶことが大切です。
Q今使っている電話番号を変える必要はありますか？
A基本的には、現在の電話番号から電話代行会社へ転送設定をすることで利用できます。お客様へ新しい番号を案内し直す手間を抑えられます。
Q電話代行だとお客様に不自然に思われませんか？
A社名、担当者の状況、案内内容を事前に共有することで、事務スタッフのような自然な一次受付がしやすくなります。応対品質や打ち合わせ方法も契約前に確認しましょう。
Q土日祝日も電話代行を利用できますか？
Aサービス会社や契約内容によって異なります。テルリンクは、GWの一部期間・お盆・年末年始を除き、基本プランの料金内で土日祝日も対応しています。
電話の負担を減らした先に、落ち着いて働ける時間があります
電話代行が自社に合うか迷うときは、現在の着信件数や困っている場面をお聞かせください。必要以上の対応を増やさず、使いやすい受付方法をご案内します。
お問い合わせ・お申し込みはこちら
℡ 0120-987-887
【お問い合わせ受付時間】9：00～18：00（平日）
【休業日】GWの一部期間・お盆期間・年末年始
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